3 erprobte Strategien für die Einführung einer Mitarbeiter-App

Hier finden Sie alle Informationen zu Ihrer Mitarbeiter-App, aktuellen Fallstudien, der Employee Experience und zum digitalen Arbeitsplatz.

Eine Mitarbeiter-App kann eine großartige Lösung für eine ganze Reihe von Problemen sein: Von der mobilen Bereitstellung Ihres Intranets, über direkte Motivation aller Mitarbeiter bis hin zur erstmaligen Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz mit aktuellen Nachrichten und Informationen.  

 

Technikaffine Mitarbeiter lassen sich vermutlich schnell für die App begeistern. Das ist jedoch oftmals nur ein kleiner Teil der Belegschaft. Das Problem: Die App kann ihre Funktionen nur dann voll entfalten, wenn möglichst viele Mitarbeiter sie nutzen. Sie muss deswegen intern beworben werden, um effektiv zu starten. Alle Staffbase Kunden haben deshalb individuelle Strategien entwickelt, um von Anfang an viele Mitarbeiter in die App zu holen.

 

Die erfolgreichsten Anstrengungen haben dabei immer eines gemeinsam: Sie sind kreativ und praktisch zugleich.

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1. Mitarbeiter ins Boot holen

Eine App für Mitarbeiter muss deren arbeitspraktische Bedürfnisse widerspiegeln. Über die Einbindung der Kollegen in die Konzeptionierung des Projekts, wird das Produkt von vornherein passend ausgelegt. Die Mitarbeiter werden so zu Mitentscheidern im Entwicklungsprozess und fühlen sich von Anfang an mit der App verbunden.

 

Denise Lee Yohn, Autorin des Werks What Great Brands Do, misst dieser Vorgehensweise sogar den höchsten Wert bei der Einführung neuer Kommunikationstechnologien bei. Sie rät, sich mit den betroffenen Mitarbeitern an einen Tisch zu setzen und Klartext zu reden: “This is our purpose, these are our values, this is the kind of culture we’re trying to cultivate. Help us understand how an app can help you experience this culture.” Dieser Schritt ist ausschlaggebend für die weitere Entwicklung des ganzen Projekts. Die Projektverantwortung wird von Beginn an auf mehrere Schultern verteilt und öffnet gleichzeitig Perspektiven für die bedürfnisorientierte Weiterentwicklung der App.

 

Diese Strategie beherzigte auch die Viessmann Group, ein international führender Hersteller von Heiz-, Industrie- und Kühlsystemen. Die wichtigste Frage wurde direkt an die Belegschaft gerichtet: Ist die Zeit jetzt reif für eine App? Die Mehrheit der Belegschaft bejahte das. Sollte dieses Abstimmungsergebnis  anderswo nicht so eindeutig ausfallen, rät der Leiter für Unternehmenskommunikation der Viessmann Group, Albert von Truchseß, trotzdem am Ball zu bleiben: “Besonders wichtig ist die Unterstützung von oben: Die Inhaberfamilie hat immer schon frühzeitig Entwicklungen aufgenommen oder selbst gesetzt. Das gilt nun auch für die digitale Transformation und damit den kulturellen Wandel im Unternehmen.”

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Gleich nachdem diese erste Hürde erfolgreich genommen wurde, traten Viessmann-Mitarbeiter verschiedener Abteilungen beratend zusammen. “Es lief eben nicht so, dass man zwei Jahre lang ein Lasten- und Pflichtenheft schreibt, einen Prototyp entwickelt und erst fertig herausbringt,“ erläutert von Truchseß. Stattdessen hat man sich dafür entschieden, die Vi2Go-App in Workshops mit bunt gemischten Teams zu entwickeln, das aus Vertretern aus Betriebsrat und HR, der IT, dem Team Digitale Transformation, dem Marketing und der Unternehmenskommunikation bestand. Jeder hat seine eigene Perspektive eingebracht. In einem Punkt seien sich jedoch alle einig gewesen: Wenn die App ein Erfolg werden soll, dann muss sie den Mitarbeitern einen Mehrwert im Arbeitsalltag bieten und nicht nur einen News-Kanal sein, sondern auch vermeintlich triviale Angebote wie den Kantinenplan oder ein Schwarzes Brett aktuell halten. Das Ergebnis dieser Anstrengungen kann sich sehen lassen: Bisher nutzen über 90% der Belegschaft die Vi2Go-App als interne Kommunikationsplattform.

 

Die CDU in Hessen hat sich für einen ähnlichen Weg entschieden. Sie haben zunächst klein angefangen und die App mit einem Team aus 3 Kollegen getestet und schnell gemerkt, dass sie auf dem richtigen Weg sind. So wurden nach und nach weitere Mitarbeiter, besonders aus dem IT-Bereich, in die Testphase einbezogen. Auch die Funktionen der App waren anfangs beschränkt. Es gab lediglich einen News-Kanal für eine regionale Verwaltung. Davon ausgehend, experimentierte das Team mit verschiedenen Plugins. Durch diese langen Vorlauf war es möglich, den benötigten Funktionsumfang exakt  zu ermitteln. Auf einer Personalbesprechung wurde das fertige Produkt vorgestellt und direkt im Anschluss für alle verbleibenden Mitarbeiter zugänglich gemacht. Die Experten aus der Testphase waren ihren Kollegen dann bei der Einrichtung der App auf Desktop-Computern und Smartphones behilflich. Das wirkte sich positiv auf die Akzeptanz der App aus.

 

2. Alle verfügbaren Kanäle thematisch verbinden

Launch-Party von TheFRAN im Dino Thema

Auch die Wartezeit bis zum offiziellen Kickoff Ihrer App lässt sich einfallsreich und mit Witz gestalten. Alle Neuigkeiten zum Entwicklungsstand der App sollten einem roten Faden folgen, an dem sich auch PR-Maßnahmen geschickt ausrichten lassen. Das Franciscan Children’s Hospital in Boston, Massachusetts wollte mit der App das Dinosaurier-Intranet in die Moderne befördern und organisierte ein unterhaltsames Rahmenprogramm rund um den offiziellen Erscheinungstermin ihrer TheFRAN Mitarbeiter-App. Einige Mitarbeiter verkleideten sich zu diesem Anlass als Dinosaurier und versteckten Dinosauriereier auf dem gesamten Gelände des Krankenhauses, die den glücklichen Finder mit Dunkin' Donuts Gutscheinen belohnten. Das Team organisierte außerdem weitere Meetings und Onboarding-Events mit Schlemmereien im Dino-Look. Nach nur zwei Monaten nutzten 80% der gesamten Belegschaft die App. Nach vier Monaten bereits 85%!

Die neuen Azubis und Azubinen von REINERT Logistics 2016

REINERT Logistics kontaktierte seine 1.250 Mitarbeiter direkt über den Lohnzettel, dem eine kurze Ankündigung und Beschreibung des App-Projekts angeheftet wurde. Kurz vor der Freigabe ihrer Mitarbeiter-App InsideBlue wurden die Lohnscheine mit Rubbellosen für die QR-Codes bestückt, die direkt zur Downloadseite der Mitarbeiter-App führten. Diese einfache aber effiziente Methode, führte zu einer spontanen Onboarding-Quote von 50%.

 

Die Mitarbeiter-App der SPARDA Bank in Berlin ist ein treuer Begleiter für die Mitarbeiter geworden, die oft dienstlich unterwegs sind. Aus diesem Grund hat sich das stark regional verwurzelte Geldinstitut dazu entschieden, den Kickoff der HALLO#intern-App als eine Liebeserklärung an die Mitarbeiter zu inszenieren. Und zwar am Valentinstag. Die HALLO#intern-App wurde so schnell akzeptiert, dass nur zwei Monate später eine Nutzerquote von über 85% erreicht wurde.

 

T-Systems MMS kombinierte die hier bereits beschriebenen Methoden äußerst erfolgreich. Der Veröffentlichungstermin ihrer App MyMMS wurde auf das Firmenevent Digital Life Camp gelegt. Im Vorfeld wurden Poster und Merchandise produziert, die während der Veranstaltung verteilt wurden. Außerdem bekamen alle Teilnehmer einen QR-Code, der exklusive Informationen und App-Features enthielt. Am Ende des Tages luden sich 400 der insgesamt 650 Teilnehmer die App herunter.

 

 

 

 

3. Ausdauer beweisen und die App wachsen lassen

Eine Mitarbeiter-App kann flexibel mit Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen mitwachsen. Mit der Zeit können Sie entweder bestehende Plugins anpassen, austauschen oder ganz individuelle Lösungen erarbeiten. So gelingt es, dass ihre Plattform lebendig bleibt und einen bleibenden Mehrwert für Ihre Mitarbeiter schafft. Dazu gehört natürlich auch, weiterhin im engen Austausch mit Belegschaft über mögliche Veränderungen in der App zu stehen. Ihre Mitarbeiter-App ist das Werkzeug, um den direkten Draht zu Ihren Mitarbeitern aufrecht zu erhalten. Ein erfolgreich gestaltetes App-Erlebnis lässt die Mitarbeiter viele relevante Arbeitsprozesse mit geringem Aufwand abwickeln egal, wo sie sich gerade befinden.

 

Das Kinderkrankenhaus Franciscan Children’s geht mit gutem Beispiel für eine zukunftsweisende Nutzung der App voran: Der Download von TheFRAN ist mittlerweile zum Kernbestandteil des Onboarding Prozesses geworden. Jeder neue Mitarbeiter hat so direkt Zugriff auf alle wichtigen Informationen und fühlt sich sofort als Teil des gesamten Teams.

 

Solche Maßnahmen sind wichtig, damit die App zu einer interaktiven Kommunikationsplattform heranwachsen kann. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt, um die Nutzungs- und Interaktionsrate kontinuierlich zu steigern. Eine App, die sich nach den sich wandelnden Bedürfnissen der Mitarbeiter ausrichten lässt und eine Zwei-Wege-Kommunikation nicht nur anbietet, sondern aktiv befördert wird so zum Vehikel einer ganz individuellen Unternehmenskultur.

 

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Blogpost geschrieben von Robert Grover

Robert Grover lived and worked in New York City for many years as an editor in and around the book publishing industry. Since moving to Germany in 2014, he has been teaching ESL in various corporate settings, and has recently begun thinking and writing about technology and social media as it relates to the changing nature of work.