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8 Gründe, warum interne Kommunikation im Jahr 2018 so wichtig ist

Bei vielen Unternehmen hat ein Großteil der Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr und wird immer mobiler. Erfolgreiche Kommunikation kann dabei eine echte Herausforderung sein. Hier sind acht Gründe, warum sich Kommunikationsabteilungen diesen neuen Aufgaben stellen müssen sowie einige Ideen für die Umsetzung effektiver interner Kommunikation.

Interne Kommunikation muss mit dem unaufhaltsamen Wandel mithalten


Wie können Unternehmen mit dem rasanten technologischen Wandel mithalten?

 

  Von führenden unternehmen lernen  

 

1. Kommunikation muss mit Veränderungen mithalten

 

„Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern eher diejenige, die am ehesten bereit ist, sich zu verändern.“ – Charles Darwin

 

Da sich die Technologie immer schneller weiterentwickelt und tiefgreifende Auswirkungen auf jeden Aspekt unseres Lebens hat, ist die Bewältigung des unaufhaltsamen Wandels für Unternehmen zu einer wichtigen Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit geworden.

 

Nicht jeder ist begeistert von Veränderungen. In Organisationen ist es meist die interne Kommunikation, die den Umgang mit Widerstand dagegen bewältigen muss. Das kann durchaus zu einem Problem werden. Besonders dann, wenn ein Unternehmen nicht erkennt, dass die interne Kommunikation den Standard dafür setzt, wie Mitarbeiter sowohl untereinander als auch mit Kunden kommunizieren.

 

Kommunikation definiert die Kultur am Arbeitsplatz, die sich letztendlich in der eigenen Marke widerspiegelt. Das wiederum spielt natürlich auch eine Schlüsselrolle bei der Förderung und Bindung von Top-Talenten. Newsletter und E-Mails sind keine wirksamen Mittel mehr, um Ihre Botschaft effektiv zu kommunizieren.

 

Es wird immer wichtiger, dass interne Kanäle zielgerichtet, messbar und mobil sind. Der entscheidende Punkt ist jedoch, dass sie mit den unvermeidbaren und rasanten Veränderungen mithalten müssen. Obwohl nicht immer alle hundertprozentig mit Neuerungen zufrieden sind, ist es dennoch möglich, aufkommende Bedenken zu minimieren.

 

Mit Veränderungen sinnvoll und zielgerichtet umzugehen hängt vorrangig davon ab, zu verstehen warum Menschen sich dagegen wehren. Dieser Verständigungsprozess kann anhand von Feedback-Tools vereinfacht werden und so durchaus zu Akzeptanz führen.

 

2. Generationslücken am Arbeitsplatz sollten keine Kommunikationslücken sein 

Verschiedene Generationen am Arbeitsplatz sollten keine Kommunikationslücken bilden

 

Millennials stellen mittlerweile die größte Gruppe der Arbeitnehmer dar und steigen bereits in Führungspositionen auf. Ebenso beginnen die Mitglieder der Generation Z damit, ihre ersten Vollzeitstellen anzunehmen.

 

Mit der Realität eines Mehr-Generationen-Arbeitsplatzes gehen aber auch Herausforderungen einher. Es gilt, durchdachte Strategien zur Bewältigung einer Fülle von widersprüchlichen Werten und Kommunikationsstilen zu etablieren.

 

Diese Anforderung ist auch im Jahr 2018 weiterhin aktuell. Während es aber zuvor speziell um die Einbindung von Generation Z und Millennials ging, wurden ältere Arbeitnehmer meist nicht erwähnt.

 

Diese haben spezielle Erwartungen an Arbeitsplatz und Kommunikationsmöglichkeiten, die genauso wichtig sind wie die ihrer jüngeren Kollegen. Eine effektive Kommunikation mit älteren Arbeitnehmern gewinnt an Bedeutung, da laut Statistischem Bundesamt die Erwerbstätigkeit älterer Menschen in den vergangenen Jahren durchaus weiter zugenommen hat.

 

Für Unternehmen kann der Verlust älterer Mitarbeiter unter Umständen problematisch werden, da diese über ein umfangreiches Wissen verfügen, das für die tägliche Arbeit oft von entscheidender Bedeutung ist. Viele Organisationen haben deshalb damit begonnen, Mentorenprogramme einzuführen. So sollen die jüngeren Mitarbeiter motiviert werden, von ihren älteren Kollegen zu lernen.

 

Darüber hinaus haben Beobachtungen gezeigt, dass die Zusammenführung von älteren und jungen Arbeitnehmern die Leistungsfähigkeit beider Gruppen steigert. Ihre übereinstimmenden Interessen, zu denen auch die Arbeit als Basis sozialer Interaktion gehört, machen sie zu guten Partnern. Da sie sich in unterschiedlichen Lebensphasen befinden, arbeiten sie tendenziell besser zusammen und zeigen weniger Konkurrenzverhalten.

 

Ein weiterer Vorteil der älteren Generationen sind ihre im Vergleich zu den Millennials relativ stabilen Arbeitsgewohnheiten. Mehr als 90 Prozent der Millennials gehen davon aus, dass sie nicht länger als drei Jahre in einzelnen Jobs beschäftigt sind. Diese Einstellung macht langjährige Mitarbeiter noch wertvoller.

 

Versuchen Sie, Wege für eine gute Kommunikation zu finden und die vorteilhafte Zusammenarbeit zwischen älteren Arbeitnehmern, Millennials und Arbeitgebern zu fördern.

 

3. Top-Down-Kommunikation ist zum Scheitern verurteilt

Die meisten Unternehmen transportieren Informationen top-down durch ihre Hierarchien. Die daraus resultierende Informationsflut führt oft zu Verzögerungen, begrenztem Feedback und einer Abhängigkeit von den Bemühungen einzelner Personen entlang der Kommunikationskette. Das größte Problem dabei ist jedoch, dass das meiste davon nicht die Menschen erreicht, die es am meisten brauchen.

 

Die Verantwortung für die interne Kommunikation in die Hände der Mitarbeiter auf allen Ebenen eines Unternehmens zu legen, kann diesen Prozess wesentlich erfolgreicher machen. Vor allem Abteilungsleitern und Projektmanagern wird es mit soliden und mobilen Kommunikationsmitteln möglich sein, bessere Führungskräfte zu werden.

 

Eine verteilte, wechselseitige interne Kommunikation ist eine wertvolle Gelegenheit für Unternehmen, ihre Mitarbeiter besser zu verstehen. Das führt letztendlich auch zu besser informierten Führungskräften und effektiveren Entscheidungen.

 

4. Mitarbeiter sind auf der Suche nach einem Ziel

Eine weltweite Umfrage des Marktforschungsunternehmens Imperative unter 26.000 LinkedIn-Mitgliedern hat ergeben, dass 73 Prozent der Teilnehmer eine Karriere anstreben, in der ihr Job zielgerichtet und von Bedeutung ist.

 

Heutige Angestellte, unabhängig von ihrem Alter, verlangen, dass ihre Ziele klar definiert sind. Sie müssen die Pläne zur Erreichung dieser Ziele verstehen und vom Wert ihrer individuellen Beiträge überzeugt sein. Sie wollen sich nützlich fühlen und das Gefühl haben, dass ihre Meinung zählt und dass sie Teil eines Teams sind.

 

Dies gilt insbesondere für Millennials und Generation Z, die stark auf Feedback und Interaktion angewiesen sind. Aufgewachsen im Zeitalter von Social Media sind sie an einen ständigen Fluss von Likes, Shares und Kommentaren gewöhnt und werden durch solche Bewertungen motiviert.

 

Mitarbeitern zu helfen, eine Bestimmung zu finden, kann so einfach sein wie die Anerkennung ihrer Leistungen. Beispielsweise ist es sehr effektiv und ermutigend, regelmäßig Informationen darüber zu veröffentlichen und auszutauschen, was ein Team oder ein Unternehmen erreicht hat. Gemeinsam Erfolge zu feiern steigert das Gefühl der Teamarbeit und des Fortschritts.

 

Ein gut funktionierendes internes Kommunikationssystem kann Mitarbeiter motivieren, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Wenn Unternehmen ihren Angestellten plausible Gründe für das geben, was sie von ihnen verlangen, können sie die gesamte Belegschaft zu noch mehr Einsatz motivieren.

 

5. Außengeräusche stören die interne Kommunikation

In einer Zeit, in der Informationen auf unseren Smartphones und anderen mobilen Kanälen rund um die Uhr abrufbar sind, kann es eine Herausforderung sein, störende Informationsüberflutungen auszublenden.

 

So schwierig es jedoch auch sein mag, dies zu verhindern, sollten Mitarbeiter  wichtige Unternehmensnachrichten dennoch niemals aus externen Quellen beziehen. Viele Organisationen schrecken vor dem Einfluss externer Medien auf ihre interne Kommunikation zurück. Der einzige Weg damit umzugehen: Seinen Standpunkt jederzeit deutlich zu machen, ob unternehmensweit oder für ein bestimmtes Zielpublikum, und das nicht nur in Krisenzeiten, sondern auch im Tagesgeschäft.

 

Um sicherzustellen, dass Informationen aus der richtigen Quelle kommen sowie schnellstmöglich für alle Mitarbeiter verfügbar sind, sind zwei wesentliche Voraussetzungen notwendig:

 

Erstens benötigen Sie einen klar definierten, agilen und flexiblen Redaktionsablauf mit unkomplizierten Genehmigungsschleifen. Die Gestaltung einer solchen Struktur ähnelt der Herausforderung, Prozesse für das Krisenmanagement auf Social Media zu definieren. Dabei geht es um deeskalierende Reaktionen innerhalb von Minuten, nicht Tagen.

 

Zweitens müssen Unternehmen einen schnellen, interaktiven und zuverlässigen Kanal einrichten, über den sie alle ihre Mitarbeiter erreichen können. "Schnell" und "interaktiv" bedeutet digital – und heutzutage bedeutet digital mobil.

 

Wie in vielen anderen Anwendungsfällen ist eine Kombination aus neuen Verfahren, Fähigkeiten und Technologien erforderlich, um Vertrauen und Transparenz zu schaffen. Nur so können Unternehmen ihre Botschaft kontrolliert kommunizieren und so keine für Fehlinterpretationen und Gerüchte anfällige Informationen hinterlassen.

 

6. Kunden erwarten, dass Markenversprechen eingehalten werden

Kunden erwarten von einer Marke, dass sie ihre Versprechen konsequent einhält. Dies gilt sowohl für Konsumenten als auch für B2B-Kunden. Wie können Unternehmen jedoch sicherstellen, dass jeder in der Organisation diese Markenversprechen kennt und erfüllt? Der einzige Weg ist eine effektive interne Kommunikation mit den Mitarbeitern, die im direkten Kundenkontakt stehen.

 

Klar kommunizierte Ziele, gut geschulte und informierte Mitarbeiter sowie zufriedene Gesichter werden die Kundenbegegnung mit Ihrer Marke deutlich verbessern und somit den Umsatz steigern.

 

Customer Experience ist das allumfassende Thema für Marketing Manager. Mit dem Ziel, die Erfahrungen der Kunden mit der Marke zu verbessern, wurde in den letzten Jahren viel in Marketing-Technologien investiert.

 

Eine Gartner-Umfrage ergab, dass 89 Prozent der Unternehmen erwarten, dass sie sich hauptsächlich auf der Basis von Kundenerfahrungen im Wettbewerb behaupten. Vor fünf Jahren waren es nur 36 Prozent. Darüber hinaus werden 50 Prozent der Ausgaben in Konsumgüter jetzt für Innovationen im Bereich Customer Experience verwendet.

 

Klar ist, dass große Marken von innen heraus aufgebaut werden. Beginnen Sie bei Ihren Mitarbeitern. Deren Zufriedenheit überträgt sich direkt auch auf Ihre Kunden.

 

7. Informelle Kommunikation kann Nachrichten verfälschen

Informelle Kommunikation hat ihre Vor- und Nachteile. Mundpropaganda und Flurfunk können Mitarbeitern helfen, Informationen aus der Führungsetage zu interpretieren. So erreichen Neuigkeiten oft auch die Menschen, an denen sie sonst vorbei gegangen wären.

 

Außerdem ist Mundpropaganda flexibler als formelle Kommunikation und kann unter Umständen auch die Beziehung zwischen Mitarbeitern verbessern. Mit einem gut funktionierenden Flurfunk verbreiten sich darüber hinaus sowohl Wissen als auch nützliche Tipps, die das Arbeiten effektiver machen.

 

Auf der anderen Seite kann formlose Kommunikation die Bedeutung von Informationen verzerren. Sie ist schwer zu kontrollieren und nährt sowohl Gerüchte als auch Missverständnisse.

 

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Die Gerüchteküche brodelt? Transparenz und lückenlose Kommunikation stellt sicher,

dass alle Mitarbeiter eingebunden sind

 

Eine gute interne Kommunikation im Unternehmen kann jedoch dazu beitragen, die Vorteile der informellen Kommunikation zu fördern. Die brodelnde Gerüchteküche wird eingedämmt, indem schnell und häufig kommuniziert wird. So können Mitarbeiter Informationen und Anweisungen klar interpretieren und umsetzen.

 

Arbeitnehmer legen Wert auf Transparenz im Umgang mit verschiedenen Führungsebenen und sehen sie sogar als den wichtigsten Faktor bei der Bestimmung ihres Glücks und ihrer Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

 

Für eine Generation von Mitarbeitern (und Kunden), die allem immer sehr skeptisch gegenüberstehen, ist die Bereitstellung einer transparenten Umgebung ohne brodelnde Gerüchteküche ein Muss.

 

8. Intranets entwickeln sich weiter

Digitale Arbeitsplätze gewinnen zunehmend an Bedeutung. Dabei stellt sich oft die Frage: Sind Intranets überhaupt noch notwendig? Obwohl wir der Meinung sind, dass sich die Rolle und die Form von  Social Intranets grundlegend ändern müssen, ist das Konzept selbst immer noch ein wichtiger Bestandteil der digitalen Arbeitswelt.

 

Das größte Potenzial des sich entwickelnden Intranets besteht darin, einen Zugangspunkt zur Verfügung zu stellen, durch den Mitarbeiter auf die verschiedenen Instrumente und Dienste des digitalen Arbeitsplatzes zugreifen können. Dieser Zugangspunkt muss auf allen Geräten uneingeschränkt verfügbar sein. Um wirklich effektiv zu sein, sollte dieser außerdem mit einem Branding versehen, rundum personalisiert sowie in der Lage dazu sein, als wichtigste Kommunikationszentrale eines Mitarbeiters zu fungieren.

Das mobile Intranet als Zugangspunkt zum digitalen Arbeitsplatz

 

Eine Mitarbeiter-App ist ein Tool, das all diese Rollen einnehmen kann: Sie ist mobil und funktioniert ebenso auf dem Desktop. Eine mobile Plattform kann ein großartiger Zugangspunkt zu einer Office 365-Umgebung sein, zum Beispiel mit Tools wie SharePoint, Yammer oder Teams.

 

Warum eine Verbesserung der internen Kommunikation unumgänglich ist

Wenn es darum geht, motiviert, informiert und engagiert zu bleiben, spielen die Berührungspunkte mit dem eigenen Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle. So wie Technologie zu einem wesentlichen Bestandteil unseres Privatlebens geworden ist, wird sie auch am Arbeitsplatz zum zentralen Faktor einer positiven Mitarbeitererfahrung.

 

In einem transformativen Zeitalter voller moderner Organisationen hängt Wettbewerbsfähigkeit entscheidend von der Kompetenz ab, Veränderung zu bewältigen. Gerade in Unternehmen mit großen, weit verstreuten Belegschaften erfordert schnelle Innovation auch moderne Tools, die alle Mitarbeiter effektiv auf dem Laufenden halten.

 

Diese Anforderung zusammen mit dem zunehmenden Fokus auf Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und der Möglichkeit, an verschiedenen Orten zu arbeiten, stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. Sie müssen ihren Angestellten, vor allem den Mitarbeitern ohne Schreibtischarbeitsplatz, eine mobile Employee Experience bieten.

 

Im Wettkampf um Talente und die attraktivsten Arbeitsplätze wird es für Unternehmen und ihr Wachstum immer essentieller, allen Mitarbeitern den Austausch mit Kollegen sowie den Zugang zu Unternehmensinformationen zu ermöglichen, wo und wann immer sie das wollen.

 

"Wenn alle gemeinsam vorangehen, dann kommt der Erfolg von selbst." – Henry Ford

 

Effektive interne Kommunikation ist eine treibende Kraft, die das Leben aller Mitarbeiter bereichert und darüber hinaus nicht nur zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit führt, sondern auch zu einem Anstieg der Gesamtleistung des Unternehmens.

 

Die Bereitstellung mobiler digitaler Kommunikationsinstrumente für Ihr Unternehmen ist ein wichtiger Schritt, um alle Beteiligten zu Interaktionen zu motivieren und miteinander zu verbinden.

 

Wie denken Sie darüber? Gibt es in Ihrem Unternehmen weitere Gründe, warum gute interne Kommunikation unabdingbar ist? Nehmen Sie gern am Austausch teil und hinterlassen Sie einen Kommentar!

 

Interne Kommunikation, die ankommt

 

Für weitere Informationen zu mobiler interner Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz können Sie uns gerne kontaktieren oder folgende Artikel in unserem Blog lesen:

 


[Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt von Lisa Mühsig]

Blogpost geschrieben von Robert Grover

Robert Grover lebte und arbeitete viele Jahre in New York City als Redakteur in der Verlagsbranche. Seitdem hat er nicht nur seine beeindruckende Büchersammlung nach Deutschland geschifft, sondern hat auch angefangen über Technologie und Social Media im Zusammenhang mit dem Wandel der Arbeit nachzudenken und zu schreiben.