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Die 3 Probleme des Social Intranet

2011 war die Idee des Social Intranets eine Revolution. Neue Tools wie Wikis, Blogs oder Foren hatten zwar schon längst ihren Weg in die Unternehmen gefunden, aber Intranet Manager und interne Kommunikatoren machten oft noch einen großen Bogen um die interaktiven Plattformen. Ich habe das Konzept damals im Vorwort meines Buches “Social Intranet” so beschrieben:


social intranet„Das Social Intranet begreift sich als unternehmensweite Plattform für vielfältigste Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen, die Mitarbeiter besser informiert, motiviert und zusammenarbeiten lässt”

 

Das Konzept und auch der Begriff haben  sich mittlerweile durchgesetzt – Social Intranets sind gerade auch im deutschsprachigen Raum weit verbreitet. Ein Intranet Relaunch wird meist als Social Intranet geplant und im Markt stehen eine ganze Reihe von fertigen Softwareplattformen wie Jive, IBM Connections, Bitrix24 oder Coyo zur Verfügung.


Die spannende Kernidee, Kommunikation und Information auf der einen Seite und Zusammenarbeit auf der anderen Seite in einer Plattform zusammenzubringen, hat sich mittlerweile allerdings als größtes Problem des Konzeptes herausgestellt.

 

Genauer gesagt sind es drei Probleme, die aber alle auf diesen Ursprung zurückzuführen sind.

1. Der Konflikt zwischen Sicherheit und Reichweite

Mit der Kombination von Mitarbeiterkommunikation und tiefer inhaltlicher Zusammenarbeit entsteht ein Konflikt durch sehr gegensätzliche Zielsetzungen.

 

Kommunikation benötigt Reichweite. Damit ist nicht die theoretisch mögliche Reichweite eines Intranets gemeint. Theoretische Reichweite entsteht zum Beispiel durch Terminals in der Werkhalle, die zwar dort stehen, aber so gut wie nie genutzt werden. Theoretische mobile Reichweite entsteht durch responsiv optimierte Intranetseiten, die Mitarbeiter durch mühsames tägliches Einloggen regelmäßig lesen könnten. Theoretisch möglich, aber in der Praxis von Mitarbeitern so gut wie nie genutzt.

 

Kommunikation benötigt echte Reichweite. Dafür müssen Intranets als App auf das Smartphone der Mitarbeiter – am besten direkt im Design des Unternehmens. Wer kein Firmen-Gerät besitzt, der muss sein persönliches Telefon nutzen können. Kein tägliches Einloggen nötig. Aktive Benachrichtigung ist für ausgewählte Informationen möglich. Inhalte und Services müssen so relevant sein, dass Mitarbeiter diesen Kanal freiwillig nutzen und als echte Bereicherung für Ihren Arbeitsalltag empfinden.

Beispiel für eine Mitarbeiter-App

Der Reichweite steht die Datensicherheit entgegen. Unternehmen nutzen meist eine abgestufte Sicherheitsklassifizierung für Informationen. Typisch sind externe, interne, vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte. Die oben beschriebenen Voraussetzungen für echte Reichweite können meist nur mit externen und internen Informationen umgesetzt werden. Sobald vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte ins Spiel kommen, ist z.B. der Einsatz von privaten Geräten kaum noch möglich.

Ein 8-Minuten Überblick zu Datensicherheit bei Intranets. 


Das Problem ist, dass in der Zusammenarbeit bei wichtigen Projekten ganz natürlich vertrauliche und streng vertrauliche Inhalte entstehen. Diese Inhalte beeinflussen nun die gesamte Sicherheitseinstufung der Plattform.

 

Das Resultat: Es gibt zahlreiche aktive Social Intranets, die einen Großteil der Mitarbeiter nicht erreicht und von anteilig viel zu wenigen Mitarbeitern genutzt wird. Das ist weit entfernt vom Anspruch, das kommunikative Leitmedium im Unternehmen zu sein.  


Der digitale Graben ist nun tiefer als er jemals war: Auf der einen Seite Mitarbeiter, die direkt mit dem Management im CEO-Blog diskutieren und auf der anderen Seite Kollegen, die 4-mal im Jahr eine Mitarbeiterzeitung erhalten. Das interne Kommunikationsteam kann auf dieser Basis seinen Auftrag nicht erfüllen. Das gilt insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern auf der Fläche ohne einfachen Zugriff am PC-Arbeitsplatz. Mit mehr als 65 Prozent ist das die Mehrheit der Beschäftigten in Deutschland. 

2. Social Intranets verpassen die beiden Top-Trends in der digitalen Zusammenarbeit

Das Konzept von Zusammenarbeit in Social Intranets ist nun schon einige Jahre alt und sieht im Kern immer ähnlich aus: Es gibt virtuelle Teamräume, in denen Funktionen wie Microblog, Blog, Wiki, Aufgaben oder Dokumentenablage aktiviert werden können. Diese Teamräume waren immer gut, um strukturiert Informationen abzulegen, aber nie wirklich der Ort, wo Zusammenarbeit stattfindet. In den letzten 3 Jahren gab es jedoch genau in diesem Bereich zwei grundlegende Innovationen, die komplett an den Social Intranets vorbeigegangen sind:


Team Messaging: Tools wie Slack und mittlerweile auch Microsoft Teams zeigen, wie Zusammenarbeit über viele Teams hinweg funktionieren kann. Interne E-Mails werden tatsächlich deutlich reduziert. Nutzer schätzen insbesondere die Möglichkeiten, selbst zu steuern, wie tief man auf dem Laufenden bleiben will, sowie externe Tools anbinden zu können. Microsoft Teams wird nach zwei Jahren auf dem Markt nun schon von 329.000 Organisationen weltweit genutzt und ist damit das am schnellsten wachsende Microsoft B2B-Angebot aller Zeiten.

 

Dokumente parallel bearbeiten: Dokumente wurden immer wieder für tot erklärt, aber sie halten sich als sehr effektive Möglichkeit, um Informationen auszudrücken und zu teilen. Die Teamarbeit mit Dokumenten war leider lange sehr umständlich: unzählige Versionen (Konzept V12.6 final final...), Ein- und Auschecken oder wie am Dokument direkt diskutieren?

 

Mittlerweile funktioniert das parallele Bearbeiten und Diskutieren von Dokumenten online reibungslos. Das ist praktisch, aber technisch leider nicht leicht zu realisieren. Deshalb haben das auch nur die Großen (Microsoft und Google) im Angebot – und schaffen damit leider auch den Kern einer unangreifbar scheinenden Monopolstellung im Markt.


Zusammenarbeit lässt sich mittlerweile also digital viel besser außerhalb von Social Intranets organisieren. Man könnte als Ausweg das Social Intranet als zusätzliche Option zur Zusammenarbeit verstehen. Das macht die Optionen für den Nutzer allerdings noch unübersichtlicher. Die größte Herausforderung bei aktuellen Office365 Rollouts (SharePoint, Teams, Yammer,...) ist, den Nutzern zu erklären, welches Tool sie wofür verwenden sollen. Wer in diesen Topf noch ein Social Intranet als weitere Option für Zusammenarbeit werfen muss, ist eindeutig im Nachteil.

 

Staffbase 10 Schlüsselfragen zur Strategie für den Digitalen Arbeitsplatz

3. Social Intranets verpassen Innovationen für Mitarbeiterkommunikation

Eine der zentralen Daseinsberechtigungen für Intranets ist die möglichst optimale Unterstützung von Mitarbeiterkommunikation. Seien es zentrale Nachrichten, lokale Updates oder Kanäle für spezifische Zielgruppen wie Führungskräfte oder Vertrieb: Das Intranet hat als kommunikatives Leitmedium intern klar die Mitarbeiterzeitung abgelöst.


Die Anforderungen für digitale Kommunikation stehen nicht still und gehen weit über “Wir haben einen Blog” hinaus. 3 Beispiele:


Zugänglichkeit: Die technischen Voraussetzungen für echte Reichweite habe ich weiter oben bereits beschrieben. Wer alle Nutzer erreichen will, muss die Bedienung zudem extrem einfach machen, ohne extra Schulung für jeden Mitarbeiter, ohne, dass aktiv Inhalte und Gruppen abonniert werden müssen (Usability-Studien zeigen, dass 90 Prozent der Nutzer nicht aktiv personalisieren). Erfolgreiche Kommunikations-Intranets zeichnen sich nicht durch eine möglichst lange Nutzungsdauer pro Tag aus, sondern durch eine regelmäßige aber jeweils zeitlich begrenzte (z.B. 3-10 Minuten) Nutzung durch möglichst viele Mitarbeiter.


Funktionaler Fokus auf alle Spielarten der internen Kommunikation: Kommunikation ist mehr als nur Unternehmensnews. Wichtig ist auch die operative Kommunikation – kann eine Bereichsleiterin mit ihren 100 Mitarbeitern effektiv kommunizieren? Kann sie multimediale Inhalte einfach selbst mobil erstellen und können diese Inhalte bei Bedarf auch per Push-Nachricht versendet werden? Sind diese Nachrichten auf der Startseite ihrer Mitarbeiter automatisch prominent sichtbar? Können Benachrichtigungen als Kampagne erneut versendet werden? Ist einfach nachvollziehbar (im Rahmen des Datenschutzes), welche Nutzergruppen welche Inhalte bevorzugen? Können Inhalte parallel in mehreren Sprachen erstellt oder automatisch übersetzt werden? Die erfolgreichsten Staffbase-Kunden sind insbesondere im Bereich operative Kommunikation stark und haben hier deutlich verbesserte Reichweiten (dokumentiert bis zu 10 Mal höher) im Vergleich zu bestehenden Social Intranets.


Die funktionale Ausgestaltung von Social Intranets war schon immer “Zusammenarbeit first” und “Kommunikation second”. So lautet die typische Antwort auf die Frage nach Features für Kommunikation meist: “Ja, wir haben einen Blog”. Interne Kommunikation wird dem Nutzer dann meist als eine von vielen Inhaltsquellen in einem Activity Stream auf der Startseite angezeigt – für dezentrale Ersteller von Inhalten wie Standortmanager oder Teamleiter oft ohne Steuerungsmöglichkeiten was wie lange und wo zu sehen ist.


Integrationen: Als Intranets noch Mitarbeiterportale hießen, gab es auch die erste Welle der sogenannten Employee Self Services (ESS). Diese Integrationen von Personalthemen wie Zeiterfassung, Gehaltsnachweis oder Urlaubsantrag war damals meist umständlich zu nutzen und sehr teuer bei der Erstellung. Mit dem Siegeszug mobiler Anwendungen und einer viel besseren Nutzbarkeit werden diese Integrationen wieder hoch relevant für mobile Intranets. Social Intranets bieten in diesem Bereich sehr wenige Optionen. Das ist vor allem durch eine Gegenbewegung nach den schlechten Erfahrungen mit den Mitarbeiterportalen zu erklären. Ein typischer Staffbase-Kunde hat heute ganz selbstverständlich ESS auf der Liste, die von den erwähnten Personalservices über KPI Dashboards und Live-Parkplatzanzeige bis zur Börse für Mitfahrgelegenheiten reichen können.


Bei diesen Integrationen werden wir in Zukunft sicher auch mehr Themen wie Chatbots oder digitale Assistenten sehen. Die Zukunft hat hier gerade erst begonnen.

Wie geht es weiter?

Es gibt unter Intranet-Experten weitgehende Übereinstimmung, dass die Zeit der großen, monolithischen Plattformen vorbei ist. Der Begriff des digitalen Arbeitsplatzes setzt sich durch und trägt in seinem Kern die Idee, dass flexible und spezialisierte Anwendungen für jeweils bestimmte abgegrenzte Anwendungsfälle zum Einsatz kommen.


Wir glauben daran, dass der lange vernachlässigte und gerade in Zeiten der digitalen Transformation so wichtige Bereich der internen Kommunikation seine eigene spezialisierte Anwendung benötigt. Die Vision von Plattformen wie Staffbase ist die Zusammenführung von Mitarbeiter-App und Intranet zu einem mobil optimierten Kommunikations-Intranet. Andere Begriffe wie Front Door Intranet (als Eingangstor zum digitalen Arbeitsplatz) oder Kommunikations-Hub stehen ebenfalls im Raum – es wird spannend zu sehen, welche Bezeichnung sich hier durchsetzt.


Im Kern bedeutet das Konzept aber immer das gleiche: Es entkoppelt Kommunikation und Zusammenarbeit und löst damit den Konflikt zwischen Reichweite und Sicherheit. Social Collaboration – also die lose Zusammenarbeit in Communities – kann je nach Anforderung in beiden Welten passieren. Moderne Kommunikation bedeutet eben nicht nur Top-Down, sondern auch Side-to-Side und Bottom-up.

 

Mitarbeiter-App wird zum Intranet

Aus der Mitarbeiter-App wird das Eingangstor zum digitalen Arbeitsplatz. 

 

Wer heute ein Social Intranet plant, der sollte in seiner Strategie unbedingt vorher überlegen, wie echte Reichweite sichergestellt werden kann. Es gibt viele Beispiel für Projekte, in denen nach der Regel – zuerst das Social Intranet und dann irgendwann mobil – vorgegangen wurde und die nun genau auf die oben besprochenen Probleme treffen. 


Wer heute ein Social Intranet besitzt, sollte analysieren für welche Anwendungsfälle es gut genutzt wird und in welchen Bereichen man entweder eine Mitarbeiter-App (Reichweite) oder Collaboration Tools (Zusammenarbeit) ergänzen kann.

Gibt es Organisationen für die das Konzept immer noch geeignet ist?

Es wird weiter eine Nachfrage nach Social Intranets geben, vor allem im Bereich der Installation auf unternehmenseigenen Servern. Organisationen, die aufgrund ihrer internen Vorgaben keine Cloud-Lösungen nutzen können, haben mittlerweile nur noch ein sehr eingeschränktes Set an Möglichkeiten im Markt. Die technisch guten und ausgereiften Social Intranets sind meist auch für die lokale Installation verfügbar und in diesem Fall dann eine sinnvolle Alternative.

 

 

Blogpost geschrieben von Frank Wolf

Frank ist CMO und Mitgründer von Staffbase. Frank ist Experte für die Themen Intranet und Mitarbeiterkommunikation sowie Autor von "Social Intranet: Kommunikation fördern, Wissen teilen, effizient zusammenarbeiten". Mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung bei T-Systems und Accenture hilft er Unternehmen, mit ihren Mitarbeitern in Verbindung zu treten. Er brennt für interne Kommunikation und neue Technologien, die dafür sorgen, dass Arbeit mehr Spaß macht.