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The Enterprise Surprise: Mitarbeiterkommunikation in großen und komplexen Unternehmen - Staffbasics

Um so größer ein Unternehmen wird, um so komplizierter wird es auch die interne Kommunikation im Griff zu behalten und überhaupt zu kommunizieren. Der Fachbegriff für dieses Problem mit dem Wachstum lautet “The Enterprise Surprise”: Die Überraschung des Enterprise Unternehmens. In dieser Folge Staffbasics erklärt Frank Wolf wo diese Probleme entstehen und wie man sie in der Zukunft vermeiden kann.

 


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TRANSKRIPTION DES VIDEOS:

Hallo. Ich bin Frank Wolf von Staffbase und wir sprechen heute über Mitarbeiterkommunikation in großen und komplexen Unternehmen. Es gibt dafür einen sehr schönen Begriff, der heißt "The Enterprise Suprise" und das bedeutet: Man erlebt eine Überraschung, wenn Dinge größer werden - wenn man mehr Standorte hat, mehr Mitarbeiter, mehr Sprachen. Irgendwie wird es plötzlich komplizierter. Und wir wollen uns heute mal anschauen, was das genau bedeutet und wie man damit gut umgehen kann.


Das machen wir, indem wir auf der einen Seite auf die großen Treiber von Komplexität schauen und auf der anderen Seite schauen, was denn die Ansätze sind, um damit sehr gut umzugehen. Zunächst mal ist da eine Komplexität in den Anwendungsfällen. Und man könnte sagen, das ist eins der großen Dilemmas moderner interner Kommunikation. Weil es gibt viel, viel mehr Anforderungen an das Fach, als es das früher der Fall war. Wir haben heute die klassische, zentrale Kommunikation, die so zentrale Themen wie Strategiekommunikation, Kulturkommunikation beinhaltet. Wir haben, oft vernachlässigt, dezentrale Themen. Also, inwieweit bin ich in der Lage, Standorten, Business Units, Geschäftsbereichen, die Möglichkeit zu geben, an Mitarbeiter zu kommunizieren. Es gilt hier ja das Prinzip: Je näher Themen Mitarbeitern sind, desto relevanter sind die für die. Also sehr wichtiger Bereich, der oft vernachlässigt wird.


Den dritten Bereich nennen wir Peer-to-Peer-Kommunikation. Das ist das, was man seit Jahren unter Begriffen wie Social Business oder Social Intranet hört. Also, Mitarbeiter kommunizieren und vernetzen sich mit anderen Mitarbeitern. In Communities, klassischerweise vielleicht auch mit einem Schwarzen Brett. Die Herausforderung an der Stelle ist, dass die Tool- und Plattformanbieter für Kommunikation sich hier oft nur auf diese Communities konzentrieren. Nehmen Sie mal sowas wie Yammer oder Facebook Workplace. Das heißt, man ist irgendwie gezwungen, zu sagen: Wir entscheiden uns dafür und die anderen Dinge treten in irgendeiner Form in den Hintergrund.

Staffbasics: The Enterprise Surprise

Das ist eigentlich nicht das Ziel von guter interner Kommunikation. Sondern das Ziel ist, dass man die Anwendungsfälle nebeneinander auf einer Plattform hat und die miteinander so gut verknüpft, dass eben ein neuer Eintrag in der Community, im Schwarzen Brett, nicht dazu führt, dass ein zentrales Thema, was sehr, sehr wichtig ist, irgendwie in einem Activity Stream nach unten gespült wird. Also ich will hier Inhalte verschieden darstellen, aber dann doch irgendwie miteinander kombinieren. Das ist die erste Herausforderung.


Die Herausforderung in großen, komplexen Unternehmen

Die zweite Herausforderung kommt einfach daher, dass Organisationen groß sind. Und unser Beispiel hier ist sicherlich noch ein sehr kleines Beispiel. Es gibt große Konzerne mit vielen Geschäftsbereichen, Business Units, Standorten. Das können leicht ein paar Dutzend sein oder ein paar Hundert, verschiedene Einheiten, die alle irgendwie kommunizieren wollen, die alle irgendwie Inhalte haben, die für Mitarbeiter auch relevant sind. Und wie wir schon gesagt haben: Je näher an den Mitarbeiter ich komme, desto mehr Relevanz hat das, desto spannender ist das.


Deshalb ist es ja so wichtig, dass man nicht nur in diesem Bereich hier denkt, sondern auch sagt: Wie kann ich dezentrale Kommunikation hier ermöglichen. Und die Herausforderung, die man hier hat, bei einer Mitarbeiter-App zum Beispiel ist: Ich will alle Mitarbeiter erreichen. Ich will auch die erreichen, die nicht am Schreibtisch sitzen, die unterwegs sind, die hinterm Lenkrad sitzen, die auf der Baustelle stehen.


Und dort ist es wichtig, diese Komplexität so zusammenzudampfen, dass die nicht mehr da ist und für den Mitarbeiter nicht spürbar ist. Ich will alle Organisationsebenen einbeziehen damit ich dem Mitarbeiter auch verschiedene Inhalte anbieten kann. Ich habe oft keine Chance, Schulungen anzubieten. Also das Prinzip ist: Ich öffne eine Applikation und sehe direkt die Inhalte, die für mich relevant sind. Das muss irgendwie funktionieren - ohne Schulung.


Und der letzte Bereich, die Kommunikationsteams, gerade die zentrale Kommunikationsteams, die haben oft nicht so hohe Kapazitäten, dass die jetzt zum Beispiel Inhalte aus verschiedenen Teams hier zusammensuchen können und irgendwie zentral in einen Kanal einstellen können. Da gibt es definitiv zu wenig Kapazität, das muss man anders organisieren.


Lösungsansatz: Personalisierung

Soviel zu den Herausforderungen. Im zweiten Schritt können wir jetzt auf die Lösungansätze schauen. Der erste, sehr wichtige Lösungsansatz ist das ganze Thema Personalisierung. Bei der Personalisierung ist sehr wichtig, zwei verschiedene Arten von Personalisierung zu verstehen. Zum einen gibt es die aktive Personalisierung. Das bedeutet, der Nutzer selbst ist aktiv und wählt Dinge aus, abonniert bestimmte Newskanäle oder bestimmte Inhalte. Im Englischen spricht man hier auch oft von Customizing. Im zweiten Ansatz, wir nennen das passive Personalisierung, ist es so, dass der Nutzer selbst aktiv gar nichts tut, sondern anhand der Nutzereigenschaften zugeteilt wird. Also ich weiß zum Beispiel, der Nutzer ist einem bestimmten Standort, ich weiß, der Benutzer kommt aus einem bestimmten Bereich, ich weiß, er ist eine Führungskraft oder er ist ein Azubi. Auf Basis dieser Eigenschaften kann ich automatisch Inhalte für den Nutzer bereitstellen und personalisieren.

Staffbasics: The Enterprise Surprise 2

Wir sehen oft, dass man versucht, hier beides zu kombinieren. Die wichtige Einsicht, und die ist seit vielen Jahren bekannt und auch immer wieder durch führende Institute für Usability wie die Nielsen Group bestätigt, ist dass dieses aktive Personalisieren tatsächlich nur von einer sehr kleinen Zahl von Nutzern gemacht wird. Also man sagt so grob: 90% der Nutzer wählen niemals aktiv. Das bedeutet, man kann es tun, man sollte hier aber nicht zu viel erwarten. Ein klarer Fokus bei Personalisierung sollte auf der passiven Personalisierung liegen.


Lösungsansatz: Kombination von zentraler Kontrolle und lokaler Verantwortung

Der zweite Ansatz, um Komplexität gut in den Griff zu bekommen, ist die Kombination von zentraler Kontrolle und lokaler Verantwortung. Wir haben bei Staffbase ein Konzept, das nennen wir Spaces. Und damit ist es möglich, diese verschiedenen Organisationseinheiten in einer Kommunikationsplattform abzubilden und ganz wichtig, dort auch Verantwortung zu delegieren.


Also ich habe sowas zum Beispiel wie einen zentralen Bereich, der für alle Mitarbeiter da ist und wo auch das zentrale Kommunikationsteam die Verantwortung hat. Und dann habe ich die Möglichkeit, zum Beispiel einen Bereich für einen Standort in Deutschland aufzusetzen, wo ich einen lokalen Admin hab, der dort Freiheiten hat, und der sagen kann: Wir brauchen dort einen Speiseplan, wir brauchen dort einen Newskanal und wir brauchen noch eine Kontaktliste für diesen bestimmten Bereich. Oder: Wir haben ein Mitarbeiterfest und wir wollen eine Umfrage für ein Event machen. Und dann kann ich einen anderen Bereich haben, das kann in einem völlig anderen Land sein, das kann eine andere Sprache sein. Da kann ich in Amerika sein und sage ich: Benefits-Informationen sind wichtig. Ich habe einen Updatekanal, ich will einen Kanal reinbringen, wo Mitarbeiter Bilder teilen können, vielleicht von Messebesuchen oder von bestimmten Kundensituationen.


Das ist was, was die also hier lokal entscheiden können, wo es überhaupt keiner Abstimmung mit Zentral bedarf. Aber alles auf einer Plattform und alles auch in einer bestimmten Reihenfolge. Das heißt, ich habe übergreifend eine gute Kontrolle darüber, wie zentrale Themen dargestellt werden und wo dezentrale und Peer-to-Peer-Themen verfügbar sind. Und das vor allen Dingen diese Peer-to-Peer-Themen den Rest nicht komplett überlagern, sondern alles da ist, alles auf der Startseite ist, aber sich nicht gegenseitig behindert.


Das ist der Ansatz, den wir mit Spaces verfolgen. Und wenn man sich über Komplexität Gedanken macht, sollte man definitiv in jeder Plattform, die man dann auswählt, schauen, inwieweit kann die mit so einem Konzept die Strukturierung unterstützen.


Ich hoffe, ich konnte zeigen, dass Komplexität definitiv eine Herausforderung ist für moderne interne Kommunikation, gerade bei großen Organisationen, aber dass es Ansätze gibt, wie man damit sehr gut umgehen kann. Bei weiterführenden Fragen kommen Sie gerne auf uns zu. Vielen Dank für die Aufmerksamkeit und bis zum nächsten Mal!

 

Praxistipps zur Mitarbeiterkommunikation mit einer Mitarbeiter-App Ausgabe 3

Blogpost geschrieben von Frank Wolf

Frank is the CMO and co-founder of Staffbase. He is an intranet and communication expert with more than a decade of experience in helping companies connecting to their employees. He is passionate about internal communication and digital technologies that create enjoyable places to work.