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Transparente interne Kommunikation: Auf was kommt es an?

Zu wenig, zu viel, nicht das richtige oder schon lange nicht mehr aktuell. Wer die Aufgabe hat, Informationen im Unternehmen zu verbreiten, steht vor einer riesigen Herausforderung. Jeder kennt aber dieses ungute Gefühl, nicht alles zu wissen, ausgeschlossen zu sein oder nicht die ganze Wahrheit gesagt zu bekommen. Hat die Mehrzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens diese Bedenken, entstehen mehr als nur Missverständnisse. Das Vertrauen der Belegschaft in das eigene Unternehmen und die gemeinsamen Ziele ist in Gefahr. Transparente interne Kommunikation ist hier die optimale Strategie.

 

Richtig umgesetzt schafft sie nicht nur Vertrauen, sondern führt zu einer Steigerung der Produktivität und der Mitarbeiterbindung. Denn seien wir mal ehrlich: Jeder wüsste doch gern, für welche Ziele er jeden Tag so hart arbeitet und welche Ergebnisse dabei herauskommen.

 

Transparente interne Kommunikation für alle Mitarbeiter

 

Transparenz ist jedoch für die meisten Unternehmen Segen und Fluch zugleich. Auf was sollten Sie also achten, um Ihre Mitarbeiter umfangreich zu informieren, ohne sie mit Informationen zu erschlagen? Wir haben zusammengefasst, auf was es bei transparenter interner Kommunikation ankommt und warum der digitale Arbeitsplatz hier eine bedeutende Rolle spielt.

 

Der frühe Vogel fängt den Wurm: Mitarbeiter rechtzeitig informieren

Die unglaubliche Geschwindigkeit von Veränderungen führt in Unternehmen häufig dazu, dass eben getroffene Entscheidungen morgen schon wieder hinfällig sind. Für eine offene Kommunikationskultur ist es demzufolge wichtig, bedeutende Informationen frühzeitig an die Mitarbeiter heranzutragen und diese womöglich sogar in den Entscheidungsprozess einzubinden.

 

Mit analogen Medien ist das schwierig. Bis eine Mitarbeiterzeitung oder ein Aushang die Belegschaft auch wirklich erreicht, kann sich das Blatt schon wieder gewendet haben. So sind Mitarbeiter nie wirklich auf dem neuesten Stand. Erfahren sie dann noch strategische Entscheidungen des eigenen Arbeitgebers aus den öffentlichen Medien, wird das Vertrauen auf eine harte Probe gestellt. Dabei sind doch die eigenen Mitarbeiter die wichtigsten Markenbotschafter jedes Unternehmens. Wie können sie das aber sein, wenn sie nie die ersten sind, die wichtige Informationen erhalten? Deshalb ist es essentiell, die eigene Belegschaft rechtzeitig über die Eröffnung eines neuen Standorts, den Geschäftsführerwechsel oder die Einführung einer neuen Produktpalette zu informieren und sie in alle Zwischenschritte der Veränderungsprozesse einzubinden.

 

Die digitale Transformation ist für eine offene Unternehmenskultur definitiv ein Segen. Jedes zweite Unternehmen gibt an, dass die Digitalisierung interne Entscheidungsprozesse transparenter gemacht hat. Digitale Kommunikationsmittel wie Social Intranets und Mitarbeiter-Apps machen eine zeitnahe Kommunikation nicht nur möglich, sondern auch interaktiv. Angenommen ein Unternehmen will seine Vertriebsabteilung umbauen. Die betroffenen Mitarbeiter darüber zu informieren, wenn bereits alles in trockenen Tüchern ist, führt zu einem Gefühl von Verunsicherung. Sind die Mitarbeiter jedoch von Anfang an in den Prozess der Umstrukturierung eingebunden, verstehen sie eher und besser, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Transparente Kommunikation bedeutet somit, relevante Informationen sofort verfügbar zu machen. Sonst landen Vermutungen und Spekulationen in der Gerüchteküche und brodeln dort vor sich hin.

 

Mobil ist hier das Zauberwort: In großen und verteilten Unternehmen mit vielen dezentralen Mitarbeitern ohne Schreibtischarbeitsplatz ermöglicht eine Mitarbeiter-App die schnelle Verbreitung von Informationen sowie die Chance, direkt Feedback zu geben. Push-Benachrichtigungen und Unternehmensnews halten alle Nutzer auf dem Laufenden und lassen sie aktiv an Umstrukturierungsprozessen teilhaben, und zwar noch bevor die Öffentlichkeit etwas davon weiß.

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Nur die halbe Wahrheit? Wichtige Informationen nicht vorenthalten

So zeitnah wie Informationen bereitgestellt werden sollten, so umfangreich und vollständig müssen diese auch sein. Wichtige Details können für Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung sein. Bereits der österreichische Kommunikationwissenschaftler Paul Watzlawick stellte fest: “Man kann nicht nicht kommunizieren.” Mitarbeitern fällt sofort auf, wenn ihnen etwas vorenthalten wird. Spätestens jedoch in dem Moment, in dem die ganze Wahrheit ans Licht kommt. Doch dann hat meistens auch bereits die Glaubwürdigkeit des Managements gelitten. Verstricken sich Führungskräfte dann noch in inkonsistente Botschaften, ist es mit dieser endgültig vorbei. Was sollen Mitarbeiter schon glauben, wenn die Geschäftsführung im Zuge der Vertriebsumstrukturierung allen Beteiligten feste Arbeitsplätze zusagt und der Vorstand eine Woche später von Stellenkürzungen spricht?

 

Darum gilt es, alle für Ihre Belegschaft relevanten Informationen offenzulegen und jederzeit zugänglich zu machen. Nur so fühlen sich Mitarbeiter auch in umfangreiche Projekte und Prozesse einbezogen und können Entscheidungen nachvollziehen. Absprachen unter allen Entscheidungsträgern und Kommunikatoren verhindern außerdem widersprüchliche Aussagen. Darüber hinaus trägt die vorgelebte Ehrlichkeit der Führungskräfte dazu bei, die Unternehmensziele authentischer zu machen. Mitarbeiter können sich so besser mit dem Unternehmen identifizieren und letztendlich stolz die Werte des eigenen Arbeitgebers vertreten.

 

Wer seiner Belegschaft nur die halbe Wahrheit zugesteht, riskiert außerdem Verunsicherung und Fehlverhalten während Krisenzeiten und Veränderungsprozessen. Besonders in Außnahmesituationen ist die vollständige Aufklärung der eigenen Belegschaft der Schlüsselfaktor, der über den Ausgang entscheidet. Sind alle Mitarbeiter über Grund und Auswirkungen einer Krise sowie Handlungsempfehlungen und Zukunft des Unternehmens informiert, reduziert das nicht nur die Verunsicherung, sondern macht Arbeitnehmer auch zu starken Markenbotschaftern während schwierigen Zeiten. 

 

Transparenz bedeutet auch Relevanz: Kommunikation zielgruppenspezifisch ausrichten

Obwohl interne Kommunikation rechtzeitig und vollumfänglich praktiziert werden sollte, ist natürlich eine zielgruppengerechte Verteilung der Informationen von großer Bedeutung. Zu viel des Guten schreckt Mitarbeiter ab und führt durchaus zu Überforderung, letztendlich mitunter sogar zu Missachtung jeglicher Kommunikationsbemühungen. Deshalb sollte immer abgewägt werden, welche Information für welche Zielgruppen relevant sind. Die Frage nach dem Zweck und dem Ziel der Mitteilung kann dabei helfen, die Empfängergruppen zu bestimmen.

 

Geht es beispielsweise um den Umbau einer bestimmten Produktionsstätte, ist transparente, zielgruppenspezifische Kommunikation mehr als sinnvoll. Sicher gibt es allgemeine Informationen zu den Veränderungen und zur damit eventuell angestrebten Umstrukturierung, die alle Mitarbeiter erfahren sollten. Für standortspezifische Mitteilungen ist die gesonderte Ausspielung der Inhalte jedoch definitiv zweckmäßiger. Damit das auch schnell und umfangreich ablaufen kann, sollten digitale und vor allem mobile Instrumente eingeführt werden, um wirklich alle Mitarbeiter eines Standortes zu erreichen.

 

Transparenz bedeutet Relevanz: Informationen zielgerichtet verteilen

 Wer transparent kommuniziert, muss Informationen relevant verteilen

 

Die Errichtung einer offenen Unternehmenskultur mit flachen Kommunikationshierarchien heißt demnach nicht, allen Mitarbeitern alles preiszugeben. Das führt zu einer Art Informationsinflation und somit zum Gegenteil transparenter Kommunikation im Unternehmen. Auf Zielgruppen speziell zugeschnittene Inhalte in Form von kurzen und anschaulichen Artikeln oder Videos garantieren hingegen, dass Mitarbeiter Beiträge auch wirklich lesen.

 

Transparente interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße

Die Einführung mobiler Instrumente für die interne Kommunikation ist definitiv sinnvoll, wenn es um die schnelle, umfangreiche und zielgruppenspezifische Bereitstellung von Informationen geht. Die Möglichkeiten für Feedback machen eine Mitarbeiter-App zum Tool der Wahl für transparente interne Kommunikation. Denn Transparenz darf nicht nur von einer Seite gelebt werden. Mitarbeiter sollten ebenso dazu motiviert werden, offen und umfangreich zu kommunizieren. Kommentare, Likes, Ideenmanagement und Umfragen sind da lediglich einige Anwendungsfälle, die eine mobile Plattform bietet. Nur durch diese Wechselwirkung entsteht eine interaktive Kommunikationskultur, die auf Vertrauen aufbaut und Vertrauen schafft.

 

Welchen Stellenwert nimmt transparente interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen ein und wo kommen digitale Kommunikationsinstrumente zum Einsatz? Diskutieren Sie mit und hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Beitrag!

 

Download Praxistipps: Mitarbeiter [digital] einbinden

 

Für weitere Informationen zu transparenter interner Kommunikation mithilfe digitaler Instrumente können Sie uns gern kontaktieren oder folgende Artikel in unserem Blog lesen:

 

Blogpost geschrieben von Lisa Mühsig

Lisa is a Content Writer and Editor at Staffbase. Being convinced that the power of words is universal, she writes about topics that help companies evolve their employee’s work experience: internal communication, the digital workplace and mobile employee engagement. Besides binge watching TV series and reading the classics, she also loves to correct spelling errors.