Jenny Köhler | Event-Managerin bei Staffbase

Erinnerst du dich noch, IKone? Weihnachtsfeiern in schön geschmückten Festsälen, heiße Diskussionen bei der Betriebsversammlung, der Geruch vom Buffet auf dem Team-Event oder durchgetanzt auf dem Firmen-Jubiläum? Vor 2020 war all das kein Problem und der jährliche Höhepunkt für alle Beschäftigten. Die Frage in welchem Format ein Event durchgeführt wird, stellte sich überhaupt nicht. Wer nicht in der Lage war, dem Live-Event beizuwohnen, hat es eben verpasst. Durch die Corona-Pandemie hat sich nun alles um 180 Grad gedreht.

Ich habe mich in den letzten Monaten gefragt, was die Digitalisierung, unser moderner Inklusion-Anspruch und die Aussicht auf Live-Events ab nächstes Jahr für unsere geliebten internen Unternehmensveranstaltungen bedeuten und wie wir diese in Zukunft gestalten werden. Ich habe viel gelesen, zugehört, selbst getestet und möchte heute meine Top-Erkenntnisse rund um digitale, hybride und leibhaftige Events mit euch teilen! 

Digital & Hybrid = Inklusiv?!

Mit der Verlagerung des physischen Beisammenseins in den digitalen Raum werden bestimmte Personengruppen nicht mehr außen vor gelassen: Dazu gehören z.B. Personen, die zu dieser Zeit keine Betreuung für ihre Kinder gewährleisten können, Mitarbeitende, die aufgrund der Distanz zum Veranstaltungsort nicht teilnehmen oder auch Beschäftigte, die aus gesundheitlichen Gründen nicht live dabei sein können. Die etwas aufgezwungen anmutende Digitalisierung in den letzten zwei Jahren hat uns vor allem einen großen Vorteil gebracht: Inklusive Kommunikation wird jetzt gewollt und vorausgesetzt! Dazu hat meine Kollegin Sina euch vor einigen Wochen etwas mehr erzählt: staffba.se/inklusion 

ABER: Jede digitale Veranstaltung hat ihre Grenzen - technisch als auch in der gestalterischen Umsetzung. Jede Kommunikator*in muss entscheiden, welcher Ansatz für die eigene Belegschaft am besten geeignet ist. In einem Unternehmen mit einem hohen Anteil an wenig technisch affinen Menschen macht eine rein digitale Veranstaltung keinen Sinn. Die technische Hürde ist zu hoch und damit sinkt auch die Bereitschaft der Teilnahme an der Veranstaltung. In diesem Fall lohnt es, über einen hybriden Ansatz und ein sicheres Hygienekonzept für das Live-Event nachzudenken.

Microsoft Deutschland zeigt, wie's geht

Auf meiner Suche nach Best Practices für interne Events in Zeiten von Corona bin ich auf Folge 8 des Podcasts „think beyond" mit Bianca Bauer, Internal Communication Lead bei Microsoft Deutschland, gestoßen. Schon klar, dass in einem Unternehmen wie Microsoft die digitale Zusammenarbeit schon immer eine große Rolle spielt, aber auch dort wurde während der Pandemie einiges dazu gelernt. Hier Biancas Top 4 Tipps: 

1. Moderation ist das A und O! Eine gute Moderation ist bei einem digitalen Event essenziell. Die Moderator*in ist das Schmiermittel der virtuellen Veranstaltung und hält alles beisammen. Sie spinnt den roten Faden und überbrückt gekonnt und sympathisch ungewollte Pausen. 
2. Formate anpassen! Nie war abschalten leichter als am Rechner - mit nur einem Klick hat die Zielgruppe abgeschaltet. Formate für digitale Veranstaltungen müssen konsequent angepasst werden: kürzer, interaktiver und aufregender!
3. Mitarbeitende einbeziehen! Was tun, wenn digitales Arbeiten im Unternehmen kulturell noch nicht so tief verankert ist? Vorab Einbeziehen sind hier die Zauberworte: Frag die Belegschaft im Vorfeld, was sie sich wünscht und biete Rundgänge auf der virtuellen Plattform an, um digitale Hürden abzubauen.
4. Hybrid is the key: Biete allen Mitarbeitenden das gleiche Erlebnis, auch, wenn sie an verschiedenen Orten beschäftigt sind und keine Möglichkeit haben, zusammenzukommen. Mit Remote Work als Arbeitsmodell der Zukunft müssen alle Beschäftigten die Möglichkeit der Teilnahme haben.

Live-Events einfach digital übertragen reicht nicht

Ein bestehendes Live-Eventkonzept einfach digital umzusetzen reicht leider nicht aus. Motivation, Unternehmenskultur und Teamgeist zu versprühen, verlangt digital noch viel mehr Persönlichkeit, Fähigkeiten und bessere Inhalte. Dennoch bleiben die bewährten Eventregeln bestehen: Content is King AND Queen, PowerPoint ist nur ein Add-on zum Vortrag und das ganze Event folgt einer Dramaturgie mit Interaktion, Unterhaltung und ganz viel Networking. Für das hybride oder digitale Event müssen die Dramaturgie und bestehenden Formate transformiert und noch interaktiver gestaltet werden, als bei leibhaftiger Anwesenheit:

• Wie wäre es mit einer Event-App 📱 für Live-Umfrage und Selfies vom jeweiligen Teilnahmeort?
• Icebreaker 🧊 zum Start vom CEO? Wer wollte nicht schon immer mal die alten Kinderbilder der Chef*in sehen? 
• Du hast eine virtuelle Plattform mit Avataren, die selbst gestaltet werden können? 💁 Wie wäre es mit einem Voting für den besten, lustigsten oder stylischsten Avatar?
• Denke bei einem hybriden Event immer in zwei Veranstaltungen: Ein Live-Event und eine völlig unabhängige digitale Veranstaltung. Nur dann kannst du allen Beteiligten dieselbe Experience bieten. 💃🏽🕺🏿

Live-Events adé?!

Papperlapapp! Natürlich nicht. Im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und unter Einhaltung bestimmter Hygieneregeln können wir uns durchaus auf leibhaftigen Events treffen und austauschen. Dass diese Art von Veranstaltung einen völlig anderen Blickwinkel und Vorbereitung benötigt als vor Corona, steht dabei außer Frage. Doch was müssen wir als Event-Planer*innen jetzt eigentlich alles beachten? Ich möchte meine Top 3 Erkenntnisse mit euch teilen:

• Vorbereitung ist alles: Informiere dich gründlich über geltende Hygienevorschriften in der epidemischen Lage und prüfe, ob deine Location gut mit den Maßnahmen vereinbar ist. Im besten Fall hast du die Möglichkeit, viel unter freiem Himmel stattfinden zu lassen - das erleichtert auch das Networking, weil niemand eine Maske tragen muss. Verhandle außerdem flexible Stornierungs- oder Änderungsoptionen für die Location, dann kannst du die Veranstaltung auch einfach verschieben, wenn es die Umstände nicht anders zulassen.
• Vermittle Sicherheit: Kommunikation ist das A und O! Lass deine Kolleg*innen rechtzeitig wissen, welche Vorkehrungen zu ihrer Sicherheit getroffen und wie diese vor Ort organisiert werden. Kommuniziere transparent und offen über mögliche Einschränkungen und Voraussetzungen für die Teilnahme an der Veranstaltung. Mit guter Vorbereitung und effizienter Kommunikation vermeidest du lange Erklärungstiraden gegenüber einzelnen Personen.
• Hab' einen Plan B: Trotz bester Vorbereitung und Bemühungen kann es passieren, dass ein Event abgesagt oder verschoben werden muss. Meistens passiert das erst 1-2 Wochen vor dem Termin. Wichtig ist es dann, nicht in Panik zu verfallen und schnell reagieren zu können. Überlege dir schon vor dem Eintreten einer Absage, welche Programmpunkte du für eine digitale Veranstaltung übernehmen kannst, mit welcher Plattform du ein Ersatzevent umsetzen möchtest und wie du die Belegschaft darüber informierst. 

Egal ob digital, live oder hybrid: Wichtig ist die Kommunikation gegenüber deinen Kolleg*innen und dass du zu jeder Zeit einen kühlen Kopf bewahrst. Alle werden verstehen, wenn ein Event abgesagt, verschoben oder in eine digitale Version transformiert werden muss. Doch sie wollen gut darüber informiert werden.

Was passiert 2022?

Ich für meinen Teil sehne mich nach Live-Events und Networking. Wir haben in den letzten zwei Jahren viel dazu gelernt, was uns mit Sicherheit nicht geschadet hat. Ich bin mir ziemlich sicher, dass wir um hybride interne Events in Zukunft nicht mehr herumkommen, da so eine viel größere Zielgruppe erreicht wird - z.B. Mitarbeitende in anderen Ländern oder die aus persönlichen Gründen nicht live teilnehmen können. Am Ende liegt es aber am Konzept deiner Veranstaltung und welche Ziele du erreichen möchtest. 

In diesem Sinne - Auf eine schöne Event-Saison 2022 🥳

PS: Die IKone #12 kommt in zwei Wochen von Marlene Sippel. Sie erzählt wie die Reise einer Mitarbeiter*in durch das Unternehmen - von der Einstellung bis zum Verlassen der Firma - begleitet werden kann. Sei gespannt und bis dahin 👋!

PPS: Lust auf mehr? Dann komm in unsere LinkedIn Gruppe Interne Kommunikation und tausche dich mit mehr als 900 Kolleg*innen aus.

Was IKonen jetzt nicht verpassen dürfen:

👉Webinar: Im Webinar „Perfektes Eventmanagement" hat die T-Systems MMS ihre Mitarbeiter-App vorgestellt, mit der das alljährliche „Digital Live Camp” geplant und durchgeführt wird. Reinschauen lohnt sich!

👉 Artikel: Die BEEFTEA Group erklärt in diesem Artikel, worauf es bei hybriden Events wirklich ankommt und welche Anforderungen die verschiedenen Zielgruppen haben.

👉 Podcast: Im Podcast think beyond spricht Bianca Bauer von Microsoft Deutschland über Digitale Events und die die externe Dimension der internen kommunikation.