Julie | Interne Kommunikatorin bei Staffbase

Hi IKone-Abonnent*in,

mein Name ist Julie und ich arbeite seit über 5 Jahren bei Staffbase. Ich erinnere mich noch genau an die Keynote von Staffbase CEO Martin auf der VOICES Konferenz 2019. Damals noch Customer Success Managerin hörte ich gespannt zu und horchte an einer Stelle besonders auf, die mich auch nie ganz in Ruhe ließ. „Bei unserer Größe haben wir mittlerweile Bedarf für eine Person, die sich voll und ganz mit der internen Kommunikation beschäftigt.” Doch nach diesem Statement dauerte es noch eine ganze Weile, bis aus dem Lippenbekenntnis von Martin ernsthafte Absichten wurden.

Du fragst dich, ob wir in den vergangenen Jahren ganz ohne Kommunikation ausgekommen sind? Nein, natürlich nicht! Martin ist derjenige gewesen, der seit unserer Gründung 2014 den Löwenanteil der Mitarbeiterkommunikation leistete. Durch unser wahnsinnig schnelles Wachstum durchliefen wir ständig Veränderungen: So wurde das, was zu Beginn noch während des gemeinsamen Pasta-Kochens in der Büroküche zwischen Pesto und Parmesan erwähnt wurde, kurze Zeit später in „Martin’s Blog” verarbeitet oder von ihm in einer recht unregelmäßig stattfindenden Town Hall erwähnt.

Jetzt denkst du vielleicht „Na, aber Staffbase hat doch aber die beste Mitarbeiter-App von allen, Kinderspiel!”. Doch leider traf „Schuster tragen die schlechtesten Schuhe” lange auch auf uns zu. Das extreme Wachstum in Verbindung mit sich ständig verändernden Organisationsstrukturen und neu hinzugewonnen Standorten konnten wir in unserer App zumeist nicht ad hoc abbilden. Ich könnte an der Stelle ein weiteres Sprichwort einbauen – Köche, Brei, naja – du weißt was ich meine. Das führte zu historisch „verwachsenen” Strukturen und jeder Menge Unordnung.

Ich habe mich lange nur innerlich über den Schlamassel geärgert und dann irgendwann erkannt: Das bringt nichts, es muss etwas verändert werden! Gesagt, getan – ich habe mich initiativ auf eine noch nicht ausgeschriebene Stelle als interne Kommunikatorin beworben (und die Stelle auch bekommen). Dank des Mergers mit dem kanadischen Newsletter-Anbieter Bananatag wuchsen wir in diesen Zeiten sprunghaft an. Aus dem Management kam deshalb der Impuls, das IK-Team mit je einer Person von Staffbase & ehemals Bananatag zu besetzen – vor allem, damit sich keine Zielgruppe übergangen fühlt! Unsere Aufgabe während des Mergers und zugleich erstes Ziel des IK-Teams war es also, diesen kommunikativ zu begleiten, frei nach unserem Core Believe „Communication moves people, people move companies”.

Aber inmitten eines Mergers als Kommunikationsteam zusammenzufinden ist schon eine Herausforderung an sich – und ohne das gegenseitige Vertrauen zwischen Adam (meinem kanadischen Kollegen) und mir wäre das sicher schief gegangen. Mein wichtigstes Take-Away? Sei offen und verdiene dir Vertrauen durch Ehrlichkeit. Change ist immer schmerzhaft. Je schneller er geschieht, desto mehr trifft das zu. Die beste Medizin dafür ist es, die Kolleg*innen mitzunehmen und ihnen zu erklären, wieso welche Maßnahmen stattfinden, was als nächstes passiert und ihnen Gehör zu schenken – in Form von anonymen Mitarbeiterumfragen oder einem „Ask-Martin-Anything”, in dem unser CEO offen anonyme Fragen beantwortet. Diese Transparenz schafft Vertrauen und hilft uns dabei, unterschiedliche Blickwinkel und Erwartungen besser zu verstehen und ihnen gerecht zu werden.

Neben anonymem Feedback veranstaltet unser IK-Team auch globale Town Halls, zu denen alle 500+ Mitarbeitenden zusammenkommen und über verschiedene Themen informiert werden. Das Beste? Nach jedem Town Hall können wir dank Quick Pulse Surveys messen, welche Maßnahmen gefruchtet haben – und auch, was nicht so rund lief. Dank „trial & error” wachsen nicht nur Adam und ich an neuen Herausforderungen, sondern das ganze Unternehmen. Kleines Beispiel gefällig? Viele unserer (für Mitte Dezember geplanten) internen Weihnachtsgeschenke in Form von Gutscheinen erreichten unsere Mitarbeitenden erst Mitte Januar. So etwas tut weh und frustriert – auf allen Seiten. Was nun? Wir haben daraus gelernt:

• Regelmäßig und offen kommunizieren,
• transparent machen, was schief gegangen ist,
• Lösungsmaßnahmen teilen und 
• Ownership für den Fehler übernehmen

Das war für mich ein guter Weg aus einer (zugegeben recht kleinen, für mich aber doch ganz großen) Krise zu lernen. Dankbarkeit und Wertschätzung waren der Lohn unserer Verletzlichkeit.

Denn letztlich geht es in der Kommunikation doch darum, dass wir alle Menschen mit Ängsten und Fehlern sind. Das anzuerkennen war der erste wichtige Schritt. Nun gilt es, aus den gemachten Fehlern zu lernen, sie beim nächsten Mal zu vermeiden und auch wieder neue Fehler zu machen. Schließlich lernt man ja nie aus (auch wenn ich hier 3 Tipps habe, wie man Fehler vielleicht schon in Zukunft umgehen kann ⤵️).

Was IKonen jetzt nicht verpassen dürfen:

👉 Tipp: Elementar für unseren Erfolg waren Mitarbeiterumfragen. Erfahre jetzt, was genau sie können und wie sie funktionieren.

👉 E-Book: Und natürlich fangen wir auch an, unsere IK zu messen. Dafür werde ich mir auf jeden Fall das E-Book zum ROI der internen Kommunikation zur Hand nehmen. Vielleicht auch was für dich, liebe Ikone?

👉 Event: Auch wenn ich mich natürlich über deine Antworten per Mail freuen werde, geht doch nichts über den persönlichen Austausch. Dafür eignet sich auf jeden Fall unsere VOICES 2022 im Juni in Berlin. Ich werde auf jeden Fall da sein, du auch?

Und weil nach den Feiertagen vor den Feiertagen ist – was hast du bisher zum Thema Weihnachtsgeschenke erlebt? Hast du Tipps oder Best Practices für ein junges, aufstrebendes, globales Unternehmen? Immer hoho-her damit!

Hier geht es in der nächsten Ausgabe in 2 Wochen um das Thema CSR und interne Kommunikation. Meine Kollegin Marlene, Employer Branding Spezialistin, ist in das Thema eingetaucht und hat herausgefunden, warum auch die Mitarbeiterkommunikation um den Begriff Corporate Social Responsibility nicht mehr herumkommt. Sei gespannt und bis dahin 👋!

PS: Das mit den Weihnachtsgeschenken lief übrigens so ab: Wir dachten siegessicher, dass wir mit Gutscheinen einen einfachen Weg gefunden hätten, allen zeitnah - und ohne große logistische Mühen - eine Freude im Home Office machen zu können. Unsere Kolleg*innen konnten so aus verschiedenen Optionen wie Hörbüchern, Gaming und Streamingdiensten ihren Favorit auswählen. Was wir leider bis dahin nicht wussten: Die Anbieter der Services haben lokal sehr unterschiedliche Vertriebsoptionen. So kann man z.B. in Deutschland als Unternehmen nur über sehr umständliche Umwege Nintendo-Gutscheine erwerben. Für weitere Learnings komm gern auf mich zu ;)