Lisa Mühsig | Redakteurin

schreibt dir heute einen Newsletter über Newsletter 🤓.

Hallo IKone-Abonnent*in,

mein erster Gedanke, als ich gehört habe, dass wir von Staffbase mit einem kanadischen Anbieter für interne E-Mail-Kommunikation fusionieren: E-Mail? Echt jetzt? Wer kommuniziert denn heutzutage noch über E-Mails?

Einige Monate, etliche Recherchen und viele Gespräche mit Kommunikator*innen später sage ich: Klar E-Mail! Aber nicht so wie früher, sondern besser. Was ich damit meine? Das erkläre ich dir jetzt:

Mails sind wieder ein Hit

Was ich mich als erstes gefragt habe: Nutzen Unternehmen überhaupt noch E-Mails für die interne Kommunikation? Gefunden habe ich eine eindeutige Antwort: Ja! Und wie du in der Grafik siehst, seit der Corona-Krise noch viel mehr als zuvor.

Ich habe dir deswegen ein paar Tipps mitgebracht, die ich von unseren E-Mail-Expert*innen aus Übersee bekommen habe. Denn sie beschäftigen sich seit über 10 Jahren mit dem Erfolg von E-Mails und Newslettern in der IK.

5 Tipps für erfolgreiche interne E-Mail-Kommunikation

📮 Etabliere die E-Mail als strategischen Kanal

Was die E-Mail aus meiner Sicht in Zukunft nicht (mehr) sein wird, ist ein Newskanal, in dem ständig und ohne Plan etwas versendet und kommuniziert wird. Du fragst dich, für was du E-Mails stattdessen nutzen solltest? Diese Unterscheidung wird dir helfen:

1. Für wichtige und dringende Informationen wie Sicherheitsupdates oder Krisenkommunikation (gelegentlich),
2. Für kuratierte Newsletter, die alle wichtigen (aber weniger dringende) Informationen enthalten (regelmäßig),
3. Für die Ansprache bestimmter Zielgruppen (Führungskräfte, Vertriebsteam, etc.), im Format eines Newsletters oder einzelner Mails (regelmäßig oder situationsgebunden).

🎨 Nimm Design und Layout ernst

Nutze Stilelemente wie Schriftart, Farben und Layout im Corporate Design deines Unternehmens. Nur so wird dein Newsletter unter allen anderen E-Mails wiedererkannt und beim Öffnen direkt als verlässliche Quelle ausgemacht. Eine verständliche Struktur lässt die Leser*innen schnell erkennen, wo sie welche Informationen finden.

🤹🏼‍♀️ Versende E-Mails zielgruppengerecht

Um der gefürchteten E-Mail-Flut entgegenzuwirken solltest du unbedingt mit Verteilerlisten arbeiten, z.B. basierend auf dem Standort, der Tätigkeit, der Abteilung, der Geschäftseinheit, der Betriebszugehörigkeit oder der Sprache der Empfänger*innen sowie Listen nur für Führungskräfte. Das ist bei externen Newslettern heutzutage gang und gäbe und muss auch in der internen Kommunikation selbstverständlich werden.

📝 Wähle die richtigen Inhalte

Personalisierte E-Mails brauchen personalisierte Inhalte! Bestimmte Inhalte bieten sich natürlich für unternehmensweite Newsletter an, wie etwa Jubiläen, Updates zur Zielerreichung des Unternehmens, Standortnews, Kundengeschichten, Abteilungsupdates usw. Ein guter Mix aus mitarbeiterorientierten, unternehmensbezogenen sowie kundenorientierten Inhalten ist für die meisten Zielgruppen und Verteilerlisten der beste Weg.

📈 Messe, analysiere, adaptiere!

Informationen zum Nutzerverhalten helfen ungemein, Newsletter und E-Mails kontinuierlich zu verbessern. Achte besonders darauf, ob deine Mitarbeiter*innen ihre E-Mails überhaupt öffnen (Öffnungsrate), was sie am meisten klicken (Klickrate), was sie am intensivsten lesen (Lesedauer & Heatmaps) und von welchen Geräten aus sie deine Mails ansehen. Auch allgemeines Feedback direkt von deinen Leser*innen hilft dir häufig weiter. Eine gute Plattform für den internen Mailingversand zeigt dir sowohl alle Statistiken auf einem übersichtlichen Dashboard als auch die Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen.

Ging dir das hier jetzt etwas zu schnell? Wenn ja, findest du hier weitere Tipps.

Und jetzt würde mich wirklich brennend interessieren: Was sagst du zur E-Mail und zu Newslettern in der IK? No-Go für dich oder doch ein wichtiger Kanal? Und nutzt du den Kanal selbst auch in deiner Arbeit? Ich freue mich über dein Feedback!

Was IKonen jetzt nicht verpassen dürfen:

👉 Webinar: „Newsletter sind die Gewinner der Corona-Krise”, sagt Harald Staun von der FAZ im Webinar. Diese und weitere Thesen kannst du hier nachhören. 🎞

👉 Tool-Update: Du möchtest wissen, wie ein richtig modernes Mailing-System mit Analyse-Dashboard aussieht? Dann schau dich hier um! 📧

👉 Studie: Die größte deutsche Branchenstudie für IK sollte jede IKone unterstützen. Füll hier in nur 5 Minuten den Fragebogen aus und erhalte die Ergebnisse direkt nach Veröffentlichung! Es gibt auch etwas zu gewinnen. 😎

IKone #6 kommt in zwei Wochen von unserem Gastautor Carsten Rossi, der sich mit dem Thema „Digital Well-being“ auseinandersetzen wird. Hast du schon mal davon gehört? Ich nicht, deshalb freue ich mich sehr darauf, wieder was zu lernen. Sei gespannt und bis dahin 👋!

PS: Lust auf mehr? Dann komm in unsere LinkedIn Gruppe Interne Kommunikation und tausche dich mit anderen Kolleg*innen aus.

PPS: Feedback zum Newsletter? Schreib mir gerne!